Do đó, để đảm bảo có được một mẫu đơn chính xác nhất và phù hợp với từng hoàn cảnh, bạn cần tìm hiểu và nắm rõ những thông tin chính cũng như bố cục chính của một mẫu đơn xin nghỉ phép.
II. Thông tin chính
Một số thông tin cần thiết bạn cần đề cập trong mẫu đơn xin nghỉ phép bao gồm:
III. Cấu trúc chi tiết
Cấu trúc chi tiết của một lá đơn xin nghỉ phép bao gồm:
1) Phần mở đầu
i. Quốc hiệu và tiêu ngữ bằng tiếng Anh:
Thường được sử dụng để tăng tính trang trọng hay chuyên nghiệp cho lá đơn xin nghỉ phép. Quốc hiệu và tiêu ngữ thường được sử dụng cho đơn xin nghỉ phép bằng văn bản. Đối với những đơn xin nghỉ phép qua email, quốc hiệu và tiêu ngữ thường được bỏ qua hay lược bỏ.
ii. Tên/ Tiêu đề đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh:
Tiêu đề thư là phần bắt buộc phải có trong mỗi bức thư. Một tiêu đề thư hoàn chỉnh là một tiêu đề nói lên được nội dung chính và đầy đủ của bức thư.
Tùy thuộc vào mục đích, mỗi thể loại đơn có tên gọi hay tiêu đề khác nhau:
• Annual leave application (Đơn xin nghỉ phép hàng năm) • Maternity leave application (Đơn xin nghỉ phép thai sản) • Paternity leave application (Đơn xin nghỉ sinh con) • Application for leave of absence (Đơn xin nghỉ phép thông thường) • Leave application form (Đơn xin nghỉ phép) …
• David Beckham - Ask for sick leave on 23rd May 2021 (David Beckham - Đơn xin nghỉ phép ngày 23 tháng 5 năm 2021)
iii. Lời chào:
2) Phần thân bài
i. Mục đích của lá đơn, lý do xin nghỉ, thời gian xin nghỉ
• I would like to ask permission for a day off from work on ….. (date) because ….. (reason) / Tôi viết thư này để xin phép (ông) bà cho tôi nghỉ một ngày vào …. (ngày) vì ….(lý do). • I am writing to request your approval for a day off on ….(date) for a family matter. / Tôi viết thư này để xin phép nghỉ một ngày vào ngày …. vì lý do gia đình. • I am writing this letter to let you know that I am in need of a long-term leave, from …. to… (date). / Tôi đang viết thư này để cho anh biết rằng tôi thật sự cần nghỉ phép dài hạn, từ… đến… (ngày) • I am writing to request your approval for …. day leave for … (reason). / Tôi viết thư này để mong anh đồng ý cho tôi nghỉ phép …. ngày vì … (lý do). • I am writing this letter to inform you that I need to take a day of absence on the … (date) of this month. / Tôi viết thư này để thông báo với anh rằng tôi cần nghỉ một ngày vào ngày… tháng này. • I request you to grant me … days of emergency leave for this reason. /Tôi mong anh cho tôi nghỉ phép … ngày vì lý do khẩn cấp này. • I am writing this letter to let you know about my requirement for an important unexpected leave. /Tôi viết thư này để anh biết về mong muốn xin nghỉ phép quan trọng và bất ngờ của tôi. • This letter concerns my request regarding my leave from … to …(date). /Thư này là về việc tôi xin nghỉ phép từ ngày… đến ngày …
ii. Bàn giao công việc (nếu cần)
• I have transferred the important duties to . He/She will take care of the tasks until I get back to work. (Tôi đã bàn giao công việc quan trọng cho . Anh ấy/Cô ấy sẽ lo cho các công việc đó cho tới khi tôi quay lại làm việc.)
iii. Đề bạt, mong muốn
• I hope you understand my situation and authorize my request as soon as possible. (Tôi hy vọng bạn sẽ hiểu cho tình hình của tôi và duyệt đề nghị của tôi trong thời gian sớm nhất.) • I apologise for any inconvenience due to my absence and I hope you will understand my situation. (Tôi xin lỗi nếu có bất cứ sự bất tiện nào vì sự vắng mặt của tôi và tôi hy vọng bạn sẽ hiểu cho tình hình của tôi.)
3) Phần kết thúc
i. Lời chào, lời chúc, ký tên
ii. Thông tin liên hệ
IV. Lưu ý khi viết thư
• Tiêu đề thư nên rõ ràng: Một điều cần thiết và vô cùng quan trọng là tiêu đề thư nên rõ ràng về mục đích xin nghỉ phép của bạn. Nhiều nhà quản lý thậm chí chỉ để ý mỗi tiêu đề và lý do xin nghỉ phép do họ không có nhiều thời gian.
• Nội dung cần ngắn gọn: Trước khi nghỉ phép, bên cạnh gửi thư, chúng ta cũng gửi email xin nghỉ phép cho cấp trên. Khi đó, thư xin nghỉ phép thực chất là bản tóm tắt nội dung email xin nghỉ phép của chúng ta, nên chúng ta không cần nhắc lại quá nhiều nội dung trong email. Với thư xin nghỉ phép, chúng ta chỉ cần đề cập ngày xin nghỉ phép và lý do xin nghỉ phép là đủ.
V. Những mẫu đơn thông dụng
i. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh hàng năm
ii. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh về nghỉ thai sản
iii. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh về nghỉ sinh con
iv. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh về kỳ nghỉ
v. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh về nghỉ đám cưới
vi. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh về gia đình có tang
vii. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh nghỉ nửa ngày
viii. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh để nghỉ học
VOCA đã cùng bạn tìm hiểu và điểm qua cách viết những mấu đơn xin phép bằng tiếng Anh, tùy thuộc vào từng mục đích cụ thể khác nhau. Cũng không quá khó nhằn như mình vẫn tưởng, các bạn nhỉ?
VOCA hy vọng với bài viết trên, các bạn có thể tự viết cho mình một mẫu đơn xin nghỉ phép phù hợp và chuyên nghiệp nhất!
You can do it!
Hoặc