Trong hoạt động mua bán và kinh doanh, đơn đặt hàng là chứng từ quan trọng giúp ghi nhận và xác nhận các thông tin giao dịch giữa bên mua và bên bán. Việc sử dụng mẫu đơn đặt hàng chuẩn, được trình bày rõ ràng và đầy đủ, không chỉ giúp hạn chế sai sót mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp trong quá trình làm việc. Bài viết dưới đây FAST sẽ giới thiệu 5 mẫu đơn đặt hàng chuẩn kèm file Word và Excel, giúp bạn dễ dàng tải về và sử dụng ngay.
1. Đơn đặt hàng là gì?
Đơn đặt hàng là văn bản hoặc chứng từ thể hiện yêu cầu mua hàng hóa hoặc dịch vụ của bên mua gửi đến bên bán. Trong đơn đặt hàng, các thông tin quan trọng như tên sản phẩm/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán và các điều kiện liên quan sẽ được ghi rõ để làm căn cứ thực hiện giao dịch.
Đơn đặt hàng thường được sử dụng trong hoạt động mua bán giữa cá nhân với doanh nghiệp hoặc giữa các doanh nghiệp với nhau. Đây là bước xác nhận ý định mua hàng trước khi giao hàng hoặc ký kết hợp đồng chính thức, đồng thời giúp các bên quản lý đơn hàng, kiểm soát chi phí và hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình giao dịch.
2. Nội dung cần có của một mẫu đơn đặt hàng chuẩn
Để đảm bảo giao dịch mua bán diễn ra rõ ràng và thuận lợi, một đơn đặt hàng cần được xây dựng với đầy đủ các thông tin cơ bản theo quy định. Việc trình bày đúng và đủ nội dung không chỉ giúp các bên dễ dàng thực hiện mà còn hạn chế rủi ro, tranh chấp phát sinh trong quá trình giao dịch.
- Thông tin bên mua và bên bán: Tên đơn vị/cá nhân, địa chỉ, số điện thoại, email, mã số thuế (nếu có).
- Thông tin đơn đặt hàng: Số đơn đặt hàng, ngày lập đơn, thời gian hiệu lực.
- Danh mục hàng hóa/dịch vụ: Tên sản phẩm hoặc dịch vụ, mô tả/quy cách, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Giá trị đơn hàng: Tổng tiền trước thuế, thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán.
- Điều kiện giao hàng/thực hiện: Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng hoặc thời gian thực hiện dịch vụ.
- Phương thức thanh toán: Hình thức thanh toán, thời hạn thanh toán, các điều kiện kèm theo.
- Điều khoản và cam kết: Cam kết về chất lượng, trách nhiệm các bên, xử lý phát sinh hoặc thay đổi.
- Xác nhận của các bên: Họ tên, chữ ký người đại diện và đóng dấu (đối với doanh nghiệp).
Các nội dung trên giúp đơn đặt hàng rõ ràng, dễ thực hiện và hạn chế rủi ro trong quá trình giao dịch.
3. 5 mẫu đơn đặt hàng thông dụng, dễ sử dụng
3.1. Mẫu đơn đặt hàng chuẩn cho doanh nghiệp
Mẫu đơn đặt hàng chuẩn cho doanh nghiệp được xây dựng với bố cục đầy đủ, chặt chẽ, phù hợp cho các giao dịch mua bán mang tính chính thức. Mẫu này thường được sử dụng để quản lý đơn hàng nội bộ, làm căn cứ giao hàng, thanh toán và đối chiếu công nợ giữa các bộ phận hoặc với đối tác.
>> Tải ngay file word Mẫu đơn đặt hàng chuẩn cho doanh nghiệp
>> Tải ngay file excel Mẫu đơn đặt hàng chuẩn cho doanh nghiệp
3.2. Mẫu đơn đặt hàng công ty và nhà cung cấp
Mẫu đơn đặt hàng giữa công ty và nhà cung cấp tập trung làm rõ thông tin hai bên, danh mục hàng hóa, số lượng, đơn giá và điều kiện giao nhận. Đây là mẫu phổ biến trong hoạt động mua nguyên vật liệu, hàng hóa định kỳ, giúp hạn chế sai sót và đảm bảo tiến độ cung ứng.
>> Tải ngay file word Mẫu đơn đặt hàng công ty và nhà cung cấp
>> Tải ngay file excel Mẫu đơn đặt hàng công ty và nhà cung cấp
3.3. Mẫu phiếu đặt hàng và xác nhận đơn đặt hàng
Mẫu phiếu đặt hàng và xác nhận đơn đặt hàng thường được sử dụng trong các giao dịch nhanh hoặc bán hàng thường xuyên. Mẫu này có nội dung ngắn gọn, dễ lập, đồng thời đóng vai trò xác nhận lại thông tin đơn hàng giữa bên mua và bên bán trước khi thực hiện giao dịch.
a) Phiếu đặt hàng
>> Tải ngay file word Mẫu phiếu đặt hàng
>> Tải ngay file excel Mẫu phiếu đặt hàng
b) Phiếu xác nhận đơn đặt hàng
>> Tải ngay file word Phiếu xác nhận đơn đặt hàng
>> Tải ngay file excel Phiếu xác nhận đơn đặt hàng
3.4. Mẫu đơn đặt hàng song ngữ Anh - Việt
Mẫu đơn đặt hàng song ngữ Anh - Việt phù hợp với các doanh nghiệp làm việc với đối tác nước ngoài nhưng vẫn cần sử dụng trong nội bộ tại Việt Nam. Việc trình bày song ngữ giúp các bên dễ hiểu, hạn chế nhầm lẫn và thuận tiện trong quá trình trao đổi, lưu trữ hồ sơ.
>> Tải ngay file word Mẫu đơn đặt hàng song ngữ Anh - Việt.
>> Tải ngay file excel Mẫu đơn đặt hàng song ngữ Anh - Việt.
3.5. Mẫu đơn đặt hàng bằng tiếng Anh (Purchase Order)
Mẫu đơn đặt hàng bằng tiếng Anh (Purchase Order) được sử dụng phổ biến trong giao dịch quốc tế. Mẫu này tuân theo chuẩn quốc tế, thể hiện rõ thông tin người mua, người bán, hàng hóa, giá cả và điều kiện giao dịch, giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn khi làm việc với đối tác nước ngoài.
>> Tải ngay file word Mẫu đơn đặt hàng bằng tiếng Anh (Purchase Order).
>> Tải ngay file excel Mẫu đơn đặt hàng bằng tiếng Anh (Purchase Order).
4. Hướng dẫn cách lập và điền mẫu đơn đặt hàng đúng chuẩn
Để đơn đặt hàng được lập đúng chuẩn và dễ dàng sử dụng trong quá trình giao dịch, người thực hiện cần nắm rõ cách điền thông tin theo đúng trình tự và yêu cầu. Việc thực hiện đúng ngay từ đầu không chỉ giúp đơn hàng rõ ràng, dễ theo dõi mà còn hạn chế sai sót và tranh chấp phát sinh giữa các bên.
Bước 1: Chuẩn bị thông tin các bên
Trước khi lập đơn đặt hàng, cần chuẩn bị đầy đủ thông tin của bên mua và bên bán, bao gồm tên đơn vị/cá nhân, địa chỉ, số điện thoại, email và mã số thuế (nếu có). Việc ghi đúng thông tin giúp đơn đặt hàng có giá trị đối chiếu và hạn chế sai sót trong giao dịch.
Bước 2: Điền thông tin chung của đơn đặt hàng
Tại phần đầu đơn, cần ghi rõ:
- Số đơn đặt hàng
- Ngày lập đơn
- Thời gian hiệu lực (nếu có)
Thông tin này giúp thuận tiện cho việc quản lý, tra cứu và theo dõi đơn hàng sau này.
Bước 3: Liệt kê chi tiết hàng hóa hoặc dịch vụ đặt mua
Đây là phần quan trọng nhất của đơn đặt hàng. Bạn cần điền rõ:
- Tên hàng hóa/dịch vụ
- Quy cách hoặc mô tả ngắn gọn
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
Nên trình bày phần này dưới dạng bảng để dễ đọc và hạn chế nhầm lẫn.
Ví dụ: Sản phẩm: Máy in A4 | Số lượng: 2 | Đơn giá: 3.000.000 đồng | Thành tiền: 6.000.000 đồng
Bước 4: Xác định tổng giá trị đơn hàng
Sau khi liệt kê từng hạng mục, cần cộng tổng thành tiền và ghi rõ:
- Tổng tiền trước thuế
- Thuế GTGT (nếu có)
- Tổng số tiền thanh toán
Các con số cần được kiểm tra kỹ để đảm bảo chính xác.
Bước 5: Ghi rõ điều kiện giao hàng và thanh toán
Ở phần này, bạn cần nêu rõ:
- Thời gian và địa điểm giao hàng hoặc thời gian thực hiện dịch vụ
- Phương thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt…)
- Thời hạn thanh toán
Thông tin rõ ràng sẽ giúp hai bên phối hợp thực hiện đơn hàng thuận lợi hơn.
Bước 6: Bổ sung điều khoản và ghi chú (nếu có)
Có thể thêm các điều khoản liên quan đến bảo hành, đổi trả, trách nhiệm các bên hoặc các lưu ý đặc biệt khác để làm rõ thỏa thuận.
Bước 7: Xác nhận và ký đơn đặt hàng
Cuối cùng, đơn đặt hàng cần có:
- Họ tên, chữ ký người lập hoặc người đại diện bên mua
- Xác nhận của bên bán (nếu có)
- Đóng dấu doanh nghiệp đối với các giao dịch chính thức
5. Lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu đơn đặt hàng
Việc lập đơn đặt hàng tuy không quá phức tạp nhưng nếu thực hiện thiếu cẩn trọng có thể dẫn đến nhầm lẫn, chậm trễ hoặc tranh chấp trong quá trình giao dịch. Dưới đây là những lưu ý quan trọng bạn nên tham khảo khi sử dụng và lập đơn đặt hàng, được tổng hợp và viết lại theo hướng rõ ràng, thực tế hơn:
- Điền đầy đủ các thông tin bắt buộc trên đơn đặt hàng: Bao gồm số lượng, đơn giá và thành tiền tương ứng. Đây là căn cứ quan trọng để xác nhận giá trị đơn hàng và làm cơ sở thanh toán sau này. Việc ghi thiếu hoặc sai thông tin có thể gây khó khăn khi đối chiếu công nợ.
- Ghi rõ thời gian và địa điểm giao hàng: Bên đặt hàng cần nêu cụ thể thời gian, địa điểm giao nhận để làm căn cứ thực hiện. Thông tin này đặc biệt quan trọng trong trường hợp giao hàng chậm, phát sinh phạt vi phạm hoặc tranh chấp trách nhiệm.
- Mô tả hàng hóa càng chi tiết càng tốt: Không nên chỉ ghi tên sản phẩm chung chung. Cần bổ sung mã hàng, quy cách, thông số kỹ thuật, đơn vị tính, thậm chí nguồn gốc xuất xứ (nếu cần). Điều này giúp tránh nhầm lẫn khi giao nhận và là căn cứ giải quyết tranh chấp về chất lượng, chủng loại hàng hóa.
- Đối chiếu số lượng và đơn giá với báo giá đã thỏa thuận: Trước khi phát hành đơn đặt hàng, cần kiểm tra lại thông tin so với báo giá hoặc hợp đồng đã ký. Trường hợp có chiết khấu, khuyến mại, cần ghi rõ trong đơn hoặc phần ghi chú để đảm bảo minh bạch.
- Thể hiện rõ phương thức và điều kiện thanh toán: Đơn đặt hàng cần ghi cụ thể hình thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt), tỷ lệ thanh toán (ví dụ: đặt cọc 50% - thanh toán 50% còn lại) và thời hạn thanh toán. Các điều kiện này là kết quả thỏa thuận giữa hai bên và có thể điều chỉnh nếu chưa phù hợp.
- Không bỏ trống các nội dung quan trọng: Những mục như ngày lập đơn, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng và điều khoản thanh toán là bắt buộc. Việc để trống có thể dẫn đến hiểu nhầm, kéo dài tiến độ hoặc khó xử lý khi phát sinh vấn đề.
- Có xác nhận từ bên nhận đơn đặt hàng: Sau khi nhận được đơn từ bên mua, bên bán cần ký tên, đóng dấu hoặc có hình thức xác nhận hợp lệ (email phản hồi, xác nhận điện tử) và gửi lại cho bên đặt hàng để khẳng định đã tiếp nhận đơn.
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan: Mỗi đơn đặt hàng nên được lưu cùng với các chứng từ như báo giá, biên bản giao nhận, hóa đơn… Việc lưu trữ đầy đủ giúp thuận tiện cho kiểm tra nội bộ, quyết toán thuế và xử lý khiếu nại nếu có.
Tuân thủ các lưu ý trên sẽ giúp đơn đặt hàng được lập đúng chuẩn, rõ ràng và an toàn hơn, đồng thời giảm thiểu rủi ro trong quá trình mua bán và hợp tác giữa các bên.
>> Xem thêm: 3 mẫu báo giá chuẩn và chuyên nghiệp để gửi khách hàng
>> Xem thêm: [Download] 6 mẫu biên bản giao nhận hàng hoá đúng chuẩn
6. Giải đáp thắc mắc thường gặp (FAQ)
6.1. Đơn đặt hàng có thay thế hợp đồng mua bán được không?
Đơn đặt hàng không hoàn toàn thay thế hợp đồng mua bán vì chỉ thể hiện các thỏa thuận cơ bản của giao dịch. Trong một số trường hợp đơn giản hoặc khi hai bên đã có hợp đồng khung, đơn đặt hàng được xác nhận vẫn có thể làm căn cứ thực hiện. Tuy nhiên, với giao dịch giá trị lớn hoặc phức tạp, hợp đồng mua bán vẫn là văn bản cần thiết để đảm bảo giá trị pháp lý.
6.2. Khi nào cần sử dụng đơn đặt hàng?
Đơn đặt hàng thường được sử dụng khi phát sinh nhu cầu mua hàng hóa hoặc dịch vụ và cần xác nhận rõ nội dung giao dịch. Văn bản này phù hợp cho các giao dịch thường xuyên, định kỳ hoặc trước khi ký hợp đồng chính thức. Việc sử dụng đơn đặt hàng giúp quản lý đơn hàng và hạn chế nhầm lẫn giữa các bên.
6.3. Đơn đặt hàng có cần ký và đóng dấu không?
Đối với doanh nghiệp, đơn đặt hàng nên được ký tên và đóng dấu để tăng tính xác nhận và giá trị sử dụng. Trường hợp giao dịch qua email hoặc hệ thống điện tử, các hình thức xác nhận hợp lệ khác vẫn có thể được chấp nhận. Việc có xác nhận rõ ràng giúp tránh tranh chấp khi phát sinh vấn đề trong quá trình thực hiện đơn hàng.
Việc sử dụng mẫu đơn đặt hàng chuẩn giúp quá trình mua bán và giao dịch diễn ra rõ ràng, thống nhất, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác quản lý. FAST tổng hợp và chia sẻ bộ 5 mẫu đơn đặt hàng chuẩn dưới dạng file Word và Excel, dễ chỉnh sửa và phù hợp với nhiều tình huống sử dụng thực tế. Các mẫu được thiết kế đầy đủ nội dung cần thiết, giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo, hạn chế sai sót và hỗ trợ cá nhân, doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast
Hoặc