Chấm Công Là Gì? Những Hình Thức Chấm Công Hiệu Quả

Chấm công không chỉ là “điểm danh” giờ giấc mà đó còn là cách doanh nghiệp vận hành ổn định. Từ thẻ giấy cũ kỹ đến công nghệ nhận diện khuôn mặt hiện đại, hình thức chấm công ngày càng đa dạng. Vậy chấm công là gì? Đâu là các hình thức chấm công phổ biến, hiệu quả nhất hiện nay? Cùng Phần mềm chấm công EasyHRM giải đáp qua bài viết dưới đây.

1. Chấm công là gì? Chấm công tiếng Anh là gì?

Chấm công là việc ghi lại giờ nhân viên đi làm, tan ca, nghỉ giữa giờ, đi muộn hay về sớm… Nhờ đó, công ty dễ dàng tính lương, thưởng, phạt và đánh giá hiệu quả làm việc.

Trong tiếng Anh, chấm công được gọi là Timekeeping hoặc Attendance tracking. Những thuật ngữ này cũng được sử dụng phổ biến trong các phần mềm quản lý nhân sự. Việc chấm công rõ ràng giúp công ty minh bạch và công bằng hơn trong cách trả lương, vận hành.

Xem thêm:

• Top 15+ Phần Mềm Chấm Công Hiệu Quả, Dễ Dùng, Tiện Lợi
• Cách Làm Bảng Chấm Công Excel [Có File Tải]

2. Các hình thức chấm công - Ưu, nhược điểm

Bên cạnh khái niệm chấm công là gì, các hình thức chấm công cũng được nhiều người tìm hiểu. Theo đó, hình thức này sẽ được chia thành:

2.1 Chấm công thủ công (ký tên, ghi sổ)

Đây là hình thức truyền thống nhất, thường được áp dụng ở các doanh nghiệp nhỏ, cửa hàng hoặc tổ chức không có điều kiện triển khai hệ thống công nghệ. Nhân viên sẽ ghi thời gian đến và về trong sổ tay hoặc bảng chấm công giấy.

• Ưu điểm: Dễ triển khai, không tốn chi phí đầu tư thiết bị, phù hợp với môi trường làm việc đơn giản.
• Nhược điểm: Dễ xảy ra gian lận (ký hộ), sai sót trong quá trình ghi chép; mất nhiều thời gian kiểm tra và tổng hợp thủ công.

2.2 Chấm công bằng vân tay

Hình thức này sử dụng máy quét để nhận diện dấu vân tay từng người, từ đó tự động ghi nhận giờ ra vào.

• Ưu điểm: Chính xác cao, không chấm công hộ được, dữ liệu tự động lưu vào phần mềm.
• Nhược điểm: Vân tay khó nhận nếu tay bẩn, trầy xước hoặc ẩm ướt; không phù hợp trong môi trường sản xuất nặng.

2.3 Chấm công bằng khuôn mặt (Face ID)

Máy nhận diện khuôn mặt sử dụng AI để quét và ghi lại hình ảnh khuôn mặt nhân viên, từ đó xác thực thời gian làm việc.

• Ưu điểm: Không cần tiếp xúc, tốc độ nhận diện nhanh, hạn chế gian lận tối đa.
• Nhược điểm: Chi phí đầu tư cao, dễ gặp lỗi nếu ánh sáng yếu, người dùng đeo khẩu trang hoặc thay đổi ngoại hình.

2.4 Chấm công bằng thẻ từ

Mỗi nhân viên được cấp một thẻ từ có mã định danh riêng. Khi đến nơi làm việc chỉ cần quẹt thẻ lên thiết bị để ghi nhận thời gian.

• Ưu điểm: Sử dụng đơn giản, chi phí thấp, dễ tích hợp với kiểm soát ra vào.
• Nhược điểm: Dễ bị mất hoặc quên thẻ, có thể xảy ra tình trạng mượn thẻ chấm công hộ.

Tìm hiểu thêm: Chấm Công Bằng Thẻ Từ: Tiện Lợi, Nhanh Chóng

2.5 Chấm công bằng mã QR code

Chấm công bằng mã QR là hình thức sử dụng điện thoại để quét mã QR được đặt tại vị trí cố định trong văn phòng hoặc điểm làm việc.

• Ưu điểm: Không cần mua thiết bị chuyên dụng, dễ triển khai ở nhiều điểm chấm công.
• Nhược điểm: Dễ bị chụp, chia sẻ mã QR nếu không kiểm soát tốt; cần kết nối mạng ổn định.

2.6 Chấm công qua GPS/định vị di động

Phù hợp với mô hình nhân sự linh hoạt, như nhân viên giao hàng, kỹ thuật viên, sales đi thị trường. App sẽ ghi nhận vị trí khi nhân viên check-in tại điểm làm việc.

• Ưu điểm: Tiện lợi, quản lý được nhân viên làm việc ngoài văn phòng, kiểm tra được vị trí thực tế.
• Nhược điểm: Phụ thuộc vào độ chính xác của GPS, dễ bị nhiễu trong khu vực sóng yếu hoặc toà nhà cao tầng.

Tìm hiểu thêm: Chấm Công Định Vị - Giải Pháp Minh Bạch, Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

2.7 Chấm công bằng Wifi

Hệ thống ghi nhận sự có mặt của nhân viên thông qua kết nối với mạng Wifi nội bộ của công ty. Đây là một dạng xác thực “có mặt tại văn phòng”.

• Ưu điểm: Không cần phần cứng, không thao tác phức tạp, phù hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý nhân sự.
• Nhược điểm: Chỉ phù hợp làm việc tại văn phòng, dễ bị lạm dụng nếu chia sẻ mật khẩu Wifi.

2.8 Chấm công bằng app điện thoại (ứng dụng di động)

Ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp hiện đại, app chấm công thường tích hợp nhiều phương thức: GPS, Wifi, FaceID, QR… và đồng bộ với phần mềm quản lý nhân sự.

• Ưu điểm: Linh hoạt, dễ sử dụng, phù hợp cả với nhân sự cố định lẫn làm việc từ xa. Dữ liệu được đồng bộ theo thời gian thực, dễ dàng tổng hợp và tính lương.
• Nhược điểm: Phụ thuộc vào thiết bị và kết nối mạng của người dùng, cần đảm bảo bảo mật tài khoản và thông tin cá nhân.

3. Chấm công thông minh - Xu hướng quản trị nhân sự thời 4.0

Trong thời đại chuyển đổi số quản trị nhân sự, chấm công không còn dừng ở việc điểm danh ra vào, mà hướng tới tối ưu hiệu suất, minh bạch dữ liệu và nâng cao trải nghiệm nhân viên.

EasyHRM là một trong những nền tảng tiên phong áp dụng xu hướng này. Phát triển bởi Softdreams, EasyHRM là phần mềm quản trị nhân sự toàn diện, nằm trong hệ sinh thái chuyển đổi số quốc gia.

Trong đó, module chấm công thông minh của EasyHRM nổi bật với tính năng chấm công bằng khuôn mặt tích hợp công nghệ eKYC - giúp xác thực nhân viên một cách chính xác, chống gian lận bằng hình ảnh giả hoặc thiết bị giả mạo.Với sự hỗ trợ từ công nghệ AI, phần mềm EasyHRM còn chấm công định vị GPS, Wifi,…

Công nghệ eKYC không chỉ xác minh danh tính bằng sinh trắc học khuôn mặt, mà còn tự động so khớp với dữ liệu gốc, đảm bảo mỗi lần chấm công đều hợp lệ và minh bạch.

Dữ liệu được đồng bộ trực tiếp với hệ thống tính lương, quản lý ca kíp, nghỉ phép, KPI, bảo hiểm và thuế - tạo nên quy trình khép kín, tự động hóa từ chấm công đến trả lương.

Giao diện thân thiện, dễ dùng, hoạt động linh hoạt trên cả điện thoại và máy tính - EasyHRM là lựa chọn tối ưu cho mọi mô hình doanh nghiệp, từ công ty văn phòng đến nhà máy, chuỗi cửa hàng hay đơn vị có nhân sự làm việc từ xa.

4. Kết luận

Với những thông tin qua bài viết, chắc hẳn bạn đã hiểu hơn về chấm công, những hình thức chấm công hiệu quả.

Liên hệ ngay với EasyHRM để được tư vấn miễn phí, demo phần mềm thực tế và nhận báo giá tốt nhất theo quy mô doanh nghiệp của bạn!

• Mail: info@softdreams.vn
• Hotline: 0869425631
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM

Chuyển đổi số nhân sự bắt đầu từ một hệ thống chấm công thông minh - EasyHRM đồng hành cùng doanh nghiệp trên mọi chặng đường phát triển!