Hướng dẫn cách làm hồ sơ Xin Cấp Lại Sổ Bảo Hiểm Xã Hội

Cách làm lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất, bị hư hỏng - Cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin hoặc có thay đổi thông tin theo cách online trên VssID & trực tiếp.

I. Các quyền lợi khi tham gia bảo hiểm xã hội

Sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) của mỗi cá nhân là cơ sở để cơ quan BHXH giải quyết các quyền lợi cho người tham gia BHXH (người lao động). Bao gồm:

• Nhận chế độ thai sản;
• Nhận trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp;
• Nhận hưu trí khi hết tuổi lao động;
• Nhận bảo hiểm xã hội một lần;
• Trợ cấp tử tuất cho thân nhân…

Trên thực tế, việc làm mất sổ BHXH không làm thay đổi quá trình tham gia BHXH của người lao động. Tuy nhiên, cá nhân đó sẽ không thể làm thủ tục để hưởng các quyền lợi của BHXH như: bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và các chế độ khác kể trên.

II. Các trường hợp cấp lại sổ bảo hiểm xã hội

Vậy bị mất sổ bảo hiểm xã hội phải làm sao? Bị mất sổ BHXH có làm lại được không? Hoặc bị mất tờ rời BHXH có được cấp lại không? Câu trả lời là, căn cứ theo Điều 46 Quyết định 505/QĐ-BHXH, các trường hợp cấp lại sổ BHXH bao gồm:

1. Cấp lại sổ BHXH (bìa và tờ rời) đối với các trường hợp:
   • Hư hỏng hoặc mất sổ BHXH;
   • Gộp sổ BHXH;
   • Thay đổi số sổ BHXH;
   • Thay đổi họ, tên, chữ đệm người tham gia BHXH;
   • Thay đổi ngày, tháng, năm sinh người tham gia BHXH;
   • Người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa được hưởng.
2. Cấp lại tờ rời sổ BHXH các trường hợp: hư hỏng hoặc mất sổ BHXH.

III. Hồ sơ, thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội

1. Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất, hỏng (không thay đổi thông tin)

1.1. Nộp hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH qua đường bưu điện

Quy trình xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội không thay đổi thông tin khi bị mất, hư hỏng bằng cách nộp hồ sơ qua đường bưu điện được thực hiện như sau:

➤ Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội

➤ Bước 2: Nộp hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội

• Cơ quan tiếp nhận hồ sơ:
  • Người đang làm việc: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi đang tham gia;
  • Người tham gia BHXH tự nguyện: Đến đại lý thu hoặc cơ quan BHXH trực tiếp thu;
  • Người nghỉ việc đang bảo lưu thời gian đóng BHXH: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi thường trú, tạm trú.
• Thời gian xử lý của cơ quan bảo hiểm xã hội:
  • Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ giải quyết và cấp lại sổ BHXH cho cá nhân;
  • Trường hợp phải xác minh quá trình đóng BHXH của các nhân ở nhiều tỉnh khác nhau, nhiều đơn vị khác nhau: Trong vòng 45 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ (có thông báo bằng văn bản cho người lao động).

1.2. Nộp hồ sơ cấp lại sổ BHXH online trên VssID

Trường hợp 1: Thông qua phần mềm VssID áp dụng đối với cá nhân

Quy trình nộp hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội qua mạng khi bị mất, bị hỏng thông qua ứng dụng VssID bao gồm các bước sau:

➤ Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản cá nhân trên ứng dụng VssID

➤ Bước 2: Chọn dịch vụ công

➤ Bước 3: Chọn thủ tục 607A cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin

➤ Bước 4: Điền thông tin nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính và gửi

Trường hợp 2: Thông qua Cổng dịch vụ công bảo hiểm xã hội Việt Nam

Quy trình xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất, hỏng đối với cá nhân nộp hồ sơ tại Cổng dịch vụ công (Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam) như sau:

➤ Bước 1: Truy cập đường dẫn https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/

➤ Bước 2: Chọn đăng nhập vào tài khoản cá nhân

➤ Bước 3: Chọn thủ tục 607a cấp lại sổ không thay đổi thông tin

➤ Bước 4: Nhập địa chỉ nhận kết quả đính kèm file, nhập mã kiểm tra → Ấn xác nhận

2. Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do thay đổi thông tin (họ tên, số sổ bảo hiểm…)

Áp dụng cho trường hợp người tham gia bảo hiểm (người lao động) có nhu cầu thay đổi số sổ, họ - tên chữ đệm, ngày tháng năm sinh, thay đổi số CMND thành CCCD, người đã hưởng BHXH 1 lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng.

2.1. Nộp hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội qua đường bưu điện

➤ Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội

Lưu ý:

1. Đối với trường hợp cá nhân nộp hồ sơ thông qua nơi làm việc, đơn vị có nhiệm vụ xác nhận tờ khai TK1-TS, đăng ký điều chỉnh thông tin của NLĐ, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã xác nhận, ký và đóng dấu;
2. Đối với bảng kê thông tin (mẫu D01-TS) ở trên, hiện nay tại TP. HCM, cơ quan bảo hiểm không yêu cầu kê khai bổ sung vào hồ sơ nữa. Tuy nhiên, tại một số tỉnh thành khác vẫn yêu cầu kê khai bảng này.

➤ Bước 2: Nộp hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội

• Nơi nộp hồ sơ:
  • Người đang làm việc: Nộp hồ sơ thông qua đơn vị nơi đang công tác hoặc nộp cho cơ quan BHXH nơi đang tham gia;
  • Người nghỉ việc đang bảo lưu thời gian đóng BHXH: nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH trên toàn quốc.
  • Thời gian xử lý hồ sơ: cơ quan BHXH thực hiện điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH không quá 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội.

2.2. Nộp hồ sơ cấp lại sổ BHXH qua mạng trên VssID

Trường hợp 1: Thông qua phần mềm VssID áp dụng đối với cá nhân

Trường hợp xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do thay đổi thông tin bằng hình thức trực tuyến thông qua ứng dụng VssID chỉ áp dụng đối với người nộp hồ sơ là cá nhân.

➤ Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản cá nhân trên ứng dụng VssID

➤ Bước 2: Chọn dịch vụ công

➤ Bước 3: Chọn thủ tục 608A cấp lại sổ BHXH do thay đổi thông tin

➤ Bước 4: Kê khai thông tin cần thay đổi và bấm gửi hồ sơ

Trường hợp 2: Thông qua Cổng dịch vụ công của Bảo hiểm xã hội Việt Nam

Đối với người nộp hồ sơ là cá nhân

➤ Bước 1: Truy cập https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/

➤ Bước 2: Chọn cá nhân, đăng nhập vào tài khoản cá nhân

➤ Bước 3: Chọn thủ tục 608a cấp lại sổ BHXH do thay đổi thông tin

➤ Bước 4: Điền địa chỉ nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính

➤ Bước 5: Kê khai thông tin cần thay đổi vào mục II và đính kèm hồ sơ liên quan → Xác nhận để gửi hồ sơ

Đối với người nộp hồ sơ là tổ chức, đơn vị nơi cá nhân làm việc

➤ Bước 1: Truy cập https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/

➤ Bước 2: Chọn tổ chức, đăng nhập vào tài khoản tổ chức

➤ Bước 3: Chọn thủ tục 608 cấp lại sổ BHXH do thay đổi thông tin

➤ Bước 4: Chọn lao động

➤ Bước 5: Tích chọn lao động cần thay đổi thông tin

➤ Bước 6: Kê khai thông tin cần thay đổi vào TK1-TS

➤ Bước 7: Kê khai kê thông tin bảng kê giấy tờ đính kèm vào D01-TS

➤ Bước 8: Đính kèm giấy tờ

➤ Bước 9: Lưu để lưu hồ sơ, kê khai để gửi hồ sơ và xuất mẫu để kết xuất mẫu pdf

Đình Bằng - Phòng Kế toán Anpha