Đơn xin nghỉ phép tiếng Anh: Mẫu chuẩn và cách viết chuyên nghiệp

Bạn đang cần viết đơn xin nghỉ phép tiếng Anh nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Đừng lo! Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn mẫu đơn chuẩn cùng hướng dẫn chi tiết để viết một lá đơn chuyên nghiệp, lịch sự và đúng chuẩn quốc tế. Hãy cùng ELSA Speak tìm hiểu nhé!

Nghỉ phép tiếng Anh là gì?

Nghỉ phép trong tiếng Anh là leave of absence (phiên âm: /liːv əv ˈæbsəns/) hoặc đơn giản hơn là leave (phiên âm: /liːv/). Đây là thuật ngữ dùng để chỉ việc tạm nghỉ làm việc có lý do chính đáng, thường được sự cho phép của cấp trên.

>> Xem thêm: Viết đoạn văn về công việc tình nguyện bằng tiếng Anh ngắn

Đơn xin nghỉ phép tiếng Anh là gì?

Đơn xin nghỉ phép trong tiếng Anh là leave request letter (phiên âm: /liːv rɪˈkwest ˈletər/) hoặc application for leave (phiên âm: /ˌæplɪˈkeɪʃn fər liːv/). Đây là văn bản chính thức gửi đến quản lý hoặc bộ phận nhân sự để xin phép nghỉ.

>> Xem thêm: 5 đoạn văn mẫu nói về sức khỏe bằng tiếng Anh ngắn gọn nhất

Những từ vựng tiếng Anh trong đơn nghỉ phép tiếng Anh

Từ vựngPhiên âmDịch nghĩaVí dụ + Dịch nghĩa

Nâng cấp vốn từ vựng tiếng Anh mỗi ngày với ELSA Speak. Học vui, nhớ nhanh! Bắt đầu ngay hôm nay!

Cấu trúc và cách viết đơn xin nghỉ phép tiếng Anh

Đơn xin nghỉ phép tiếng Anh thường được sử dụng trong môi trường làm việc hoặc học tập quốc tế. Để viết một đơn xin nghỉ phép chuyên nghiệp, bạn cần tuân theo cấu trúc gồm 3 phần chính: mở đầu, thân bài và kết đơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng phần.

Phần 1 - Mở đầu

Hướng dẫn cách viết:

• Bắt đầu bằng lời chào trang trọng (Dear [Tên người nhận]).
• Nêu rõ mục đích của đơn ngay từ đầu, tức là bạn đang xin nghỉ phép.
• Nếu cần, cung cấp thông tin cơ bản như tên bạn, vị trí công việc hoặc vai trò (nếu viết cho công ty/trường học).

Ví dụ:

Dear Mr. Johnson,

I am writing to formally request a leave of absence from my position as Marketing Assistant at ABC Company.

Dịch nghĩa:

Kính gửi ông Johnson,

Tôi viết thư này để chính thức xin nghỉ phép khỏi vị trí Trợ lý Marketing tại Công ty ABC.

Phần 2 - Thân bài

Hướng dẫn cách viết:

• Nêu rõ thời gian bạn xin nghỉ (ngày bắt đầu và ngày kết thúc).
• Giải thích ngắn gọn lý do xin nghỉ (bệnh, việc gia đình, nghỉ ngơi, v.v.), nhưng không cần quá chi tiết nếu không cần thiết.
• Đề cập đến cách bạn sẽ xử lý công việc trong thời gian vắng mặt (ví dụ: nhờ đồng nghiệp hỗ trợ hoặc hoàn thành trước).

Ví dụ: I would like to request a leave from March 10, 2025, to March 15, 2025, due to personal family matters. During my absence, I have arranged for my colleague, Ms. Sarah Lee, to cover my responsibilities.

Dịch nghĩa: Tôi muốn xin nghỉ phép từ ngày 10 tháng 3 năm 2025 đến ngày 15 tháng 3 năm 2025 vì lý do gia đình cá nhân. Trong thời gian tôi vắng mặt, tôi đã sắp xếp để đồng nghiệp của tôi, cô Sarah Lee, đảm nhận trách nhiệm của tôi.

Phần 3 - Kết đơn

Hướng dẫn cách viết:

• Bày tỏ sự cảm ơn vì đã xem xét đơn xin nghỉ.
• Đề nghị người nhận phản hồi hoặc liên hệ nếu cần thêm thông tin.
• Kết thúc bằng lời chào trang trọng (Sincerely, Regards) và chữ ký/tên của bạn.

Ví dụ:

Thank you for considering my request. Please feel free to contact me at [your email/phone number] if you need any further information.

Sincerely,

John Doe

Dịch nghĩa:

Cảm ơn ngài vì đã xem xét yêu cầu của tôi. Vui lòng liên hệ với tôi qua [email/số điện thoại của bạn] nếu cần thêm thông tin.

Trân trọng,

John Doe

Những mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Mẫu 1: Đơn xin nghỉ phép ngắn ngày

Dịch nghĩa:

Mẫu 2: Đơn xin nghỉ phép dài ngày (vì lý do gia đình)

Dịch nghĩa:

Mẫu 3: Đơn xin nghỉ phép không lương (vì lý do cá nhân)

Dịch nghĩa:

>> Xem thêm: Google dịch đánh trọng âm tiếng Anh ở đâu? Khám phá ngay!

Cách gửi đơn xin phép tiếng Anh chuẩn

Gửi đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh đòi hỏi sự chuyên nghiệp và lịch sự để đảm bảo yêu cầu của bạn được xem xét một cách nghiêm túc. Dưới đây là các bước cụ thể để gửi đơn chuẩn:

• Xác định người nhận: Tìm hiểu ai là người có quyền phê duyệt đơn của bạn (quản lý, trưởng phòng, giáo viên, v.v.). Dùng danh xưng phù hợp như “Mr.” (Anh/Ông), “Ms.” (Chị/Cô), hoặc “Mrs.” (Bà) kèm tên họ. Ví dụ: “Dear Mr. Smith” (Kính gửi Anh Smith).
• Chọn hình thức gửi: Phổ biến trong môi trường công việc là email. Đặt tiêu đề rõ ràng như “Leave Request” (Yêu cầu nghỉ phép) hoặc “Request for Leave on [Ngày]” (Yêu cầu nghỉ phép ngày [Ngày]). Tuy nhiên, nếu công ty/trường học yêu cầu bản cứng, hãy in đơn, ký tên và nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện.
• Thời gian gửi: Gửi sớm ít nhất 1-2 tuần trước ngày nghỉ để người nhận có thời gian xem xét và sắp xếp, trừ trường hợp khẩn cấp (ốm đột xuất, việc gia đình bất ngờ). Ví dụ: Nếu xin nghỉ ngày 07/03/2025, nên gửi trước khoảng ngày 25/02/2025.
• Kiểm tra nội dung: Đảm bảo đơn không có lỗi chính tả, ngữ pháp và giữ giọng điệu lịch sự. Ví dụ: Thay vì viết “I want to take a day off” (Tôi muốn nghỉ một ngày), dùng “I would like to request a day off” (Tôi muốn xin nghỉ một ngày) để trang trọng hơn.
• Theo dõi sau khi gửi: Nếu không nhận được phản hồi trong 2-3 ngày, liên hệ lại qua email hoặc gặp trực tiếp để xác nhận. Ví dụ: “I just wanted to kindly follow up on my leave request sent on [Ngày]. Could you please let me know if there’s any update?” (Tôi muốn hỏi thăm về đơn xin nghỉ tôi gửi ngày [Ngày]. Chị/Anh có thể cho tôi biết tình hình được không?).

>> Xem thêm:

• Cách kết thúc email tiếng Anh chuyên nghiệp và ý nghĩa
• Cover Letter là gì? Cách viết Cover Letter chuyên nghiệp 2025
• Quy tắc trọng âm tiếng Anh đơn giản, dễ nhớ, có bài tập

Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là giải đáp chi tiết cho hai câu hỏi phổ biến liên quan đến xin nghỉ phép bằng tiếng Anh.

Hôm này tôi xin nghỉ phép tiếng Anh là gì?

Câu “Hôm nay tôi xin nghỉ phép” có thể được diễn đạt đơn giản và lịch sự trong tiếng Anh như sau:

• “I would like to request a leave of absence today.” (Tôi muốn xin nghỉ phép hôm nay.)
• Hoặc ngắn gọn hơn: “I’m requesting a day off today.” (Tôi xin nghỉ một ngày hôm nay.)

Xin nghỉ học bằng tiếng Anh như thế nào?

Khi xin nghỉ học bằng tiếng Anh, bạn cần viết ngắn gọn, rõ ràng và lịch sự. Dưới đây là hướng dẫn và ví dụ:

Hướng dẫn cách viết:

• Mở đầu: Chào người nhận (giáo viên, hiệu trưởng) bằng “Dear [Tên]” (Kính gửi [Tên]).
• Thân bài: Nêu ngày nghỉ, lý do (ốm, việc gia đình, v.v.) và cam kết học bù nếu cần.
• Kết thúc: Cảm ơn và để lại thông tin liên lạc nếu cần.

>> Xem thêm:

• 7 đơn xin việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp cho mọi ngành nghề
• Mẫu viết email bằng tiếng Anh B1 & cách viết theo từng chủ đề
• Hướng dẫn cách viết thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh chân thành nhất

Hy vọng với hướng dẫn chi tiết và mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh trong bài viết này, bạn có thể dễ dàng soạn thảo một lá đơn chuyên nghiệp và thuyết phục. Nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng tiếng Anh của mình, đặc biệt là phát âm và giao tiếp tự nhiên hơn, đừng quên thử ngay ứng dụng ELSA Speak. Ngoài ra, hãy khám phá thêm nội dung hữu ích trong danh mục Kỹ năng viết - Writing trên website ELSA Speak nhé!