Mẫu số S1a-HKD, cách ghi sổ cho HKD miễn thuế

Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, từ 01/01/2026, việc ghi chép sổ sách kế toán sẽ là yêu cầu bắt buộc với mọi hộ kinh doanh (HKD), ngay cả khi doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế. Để tuân thủ đúng và hiệu quả, Mẫu số S1a-HKD trở thành công cụ pháp lý không thể thiếu. Bài viết này sẽ là cẩm nang toàn diện, giải đáp từ A-Z về mẫu số S1a-HKD.

1. Mục đích và cơ sở pháp lý của Mẫu số S1a-HKD

Mục đích chính

Mẫu số S1a-HKD là sổ ghi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ, đóng vai trò quan trọng giúp hộ kinh doanh:

• Ghi nhận đầy đủ doanh thu: Theo dõi toàn bộ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ phát sinh hàng ngày một cách liên tục, minh bạch.
• Xác định ngưỡng chịu thuế: Là căn cứ cốt lõi để xác định HKD có vượt ngưỡng doanh thu phải nộp thuế GTGT, thuế TNCN hay không.
• Cung cấp bằng chứng pháp lý: Dùng để đối chiếu, giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra, tránh rủi ro bị ấn định doanh thu và truy thu thuế một cách bị động.

Nhiều HKD bị truy thu thuế không phải vì gian lận, mà vì không có sổ sách hợp lệ để chứng minh doanh thu thực tế.

Cơ sở pháp lý

Quy định về Mẫu số S1a-HKD được nêu rõ tại Điều 4 Thông tư 152/2025/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 31/12/2025:

Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng, không phải nộp thuế thu nhập cá nhân thì sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S1a-HKD) để ghi chép doanh thu.

Như vậy, Không nộp thuế ≠ Không ghi sổ. Việc lập sổ chi tiết doanh thu bán hàng mẫu S1a-HKD là nghĩa vụ bắt buộc đối với tất cả các hộ kinh doanh từ 01/01/2026.

2. Đối tượng nào bắt buộc sử dụng Mẫu số S1a-HKD?

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng Mẫu số S1a-HKD khi đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

• Về doanh thu: Có doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong năm dương lịch dưới ngưỡng phải nộp thuế (Theo quy định hiện hành là dưới 500 triệu đồng/năm).
• Về nghĩa vụ thuế: Thuộc diện không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN.
• Về thời điểm áp dụng: Áp dụng cho các kỳ kế toán từ ngày 01/01/2026 trở đi.

⚠️ Lưu ý: Nếu không ghi sổ S1a-HKD, HKD có thể đối mặt với rủi ro bị cơ quan thuế ấn định doanh thu và truy thu thuế dựa trên các cơ sở dữ liệu khác, gây bất lợi cho hoạt động kinh doanh.

3. Hướng dẫn chi tiết cách ghi sổ doanh thu S1a-HKD

Nguyên tắc mở số

Sổ này được mở để ghi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ làm căn cứ kê khai, xác định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, nộp thuế TNCN theo quy định của pháp luật về thuế hay không.

Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện kê khai doanh thu theo quy định của pháp luật về thuế thì hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể dùng sổ này để theo dõi, đối chiếu số liệu với cơ quan thuế.

Phương pháp ghi số

Việc ghi chép Mẫu số S1a-HKD rất đơn giản nhưng đòi hỏi sự chính xác và nhất quán. Dưới đây là phương pháp ghi sổ chi tiết:

• Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
• Cột B: Ghi diễn giải doanh thu từ việc bán hàng hóa, dịch vụ. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh hoặc theo định kỳ.
• Cột 1: Ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ.

Nguyên tắc khi ghi sổ:

• Liên tục: Ghi chép theo trình tự thời gian, không ngắt quãng, không bỏ sót nghiệp vụ.
• Minh bạch: Không ghi gộp nhiều ngày, không tẩy xóa. Nếu có sai sót, phải thực hiện sửa chữa theo đúng quy định của Luật Kế toán (ghi cải chính, ghi số âm hoặc ghi điều chỉnh).
• Lưu trữ: Sổ S1a-HKD phải được lưu trữ tối thiểu 05 năm (dưới dạng file điện tử hoặc bản giấy có chữ ký của chủ hộ kinh doanh) để phục vụ công tác kiểm tra.

Xem thêm:

Mẫu số S2a-HKD, cách ghi sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ

Mẫu số S3a-HKD: Hướng dẫn cách ghi sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác cho HKD

4. Tải Mẫu số S1a-HKD (và trọn bộ 7 mẫu sổ kế toán cho HKD)

Dưới đây là các file mẫu chuẩn theo quy định 152/2025/TT-BTC để giúp HKD thuận tiện trong việc tuân thủ quy định, bà con HKD tải ngay Mẫu số S1a-HKD dưới đây.

Ngoài Sổ doanh thu S1a-HKD, tùy theo quy mô và phương pháp tính thuế, HKD có thể cần sử dụng các mẫu sổ khác theo các mốc mức doanh thu.

➡️ Tải miễn phí trọn bộ 7 mẫu sổ kế toán cho HKD (File Excel) tại đây!

5. Sổ giấy, Excel hay phần mềm, đâu là lựa chọn đúng đắn cho Hộ kinh doanh khi làm sổ sách?

Nếu trước đây việc ghi sổ chỉ là “làm cho có”, thì từ 2026, nó là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất để chứng minh doanh thu thực tế của anh/chị với cơ quan thuế.

Thực tế, nỗi lo lớn nhất không phải là việc ghi sổ, mà là ghi sai, ghi thiếu, dẫn đến rủi ro bị cơ quan thuế ấn định doanh thu và truy thu. Giữa 3 phương pháp phổ biến: ghi sổ giấy thủ công, dùng Excel và sử dụng phần mềm chuyên dụng, đâu mới là giải pháp tối ưu giúp anh/chị vừa đúng luật, vừa tiết kiệm thời gian, lại an tâm kinh doanh?

Những Rủi Ro “tai hại” Khi Dùng Sổ Giấy và Excel

• Bị ấn định doanh thu, truy thu thuế: Đây là rủi ro lớn nhất. Khi sổ sách không rõ ràng, sai sót, cơ quan thuế có quyền ấn định một mức doanh thu cao hơn thực tế để tính thuế, dẫn đến việc anh/chị phải nộp phạt và truy thu một khoản tiền không nhỏ.
• Không biết lãi lỗ thật, kinh doanh “mù mờ”: Ghi chép thủ công khiến anh/chị không thể có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh. Không biết mặt hàng nào bán chạy, lãi gộp bao nhiêu, tồn kho còn gì, dẫn đến quyết định sai lầm (ví dụ: ôm hàng tồn quá nhiều).
• Mất thời gian vàng bạc: Thay vì dành thời gian tìm kiếm khách hàng mới, chăm sóc khách cũ, anh/chị lại phải cặm cụi cộng trừ, đối chiếu những con số cuối ngày. Thời gian đó đáng lẽ phải được dùng để “hái ra tiền”.
• Hình ảnh thiếu chuyên nghiệp: Khi khách hàng lớn hoặc đối tác yêu cầu xem báo cáo, việc trình ra một cuốn sổ tay hay file Excel tạm bợ sẽ làm giảm uy tín của cửa hàng.

Đâu là lựa chọn đúng?

• Sổ giấy: Phù hợp với các hộ kinh doanh siêu nhỏ, rất ít giao dịch và chỉ mang tính chất ghi nhớ tạm thời. Tuy nhiên, đây là phương pháp rủi ro nhất khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Excel: Tốt hơn sổ giấy nhưng vẫn tiềm ẩn nhiều sai sót, tốn thời gian và không thể tự động hóa. Chỉ phù hợp với người đã am hiểu về Excel và các mẫu sổ kế toán.
• Phần mềm chuyên dụng: Là giải pháp tối ưu và an toàn nhất trong thời đại số, đặc biệt khi quy định về thuế ngày càng chặt chẽ.

6. MISA eShop - Tự động hóa sổ sách kế toán cho HKD

Việc quản lý sổ sách thủ công bằng Excel tốn nhiều thời gian, dễ sai sót và khó quản lý tập trung. Để giải quyết vấn đề này, các HKD hiện đại có thể sử dụng các phần mềm quản lý chuyên nghiệp.

MISA eShop là giải pháp phần mềm toàn diện, không chỉ giúp bạn bán hàng hiệu quả mà còn tự động hóa hoàn toàn công tác sổ sách kế toán:

• Tích hợp sẵn 7 đầu sổ sách: Tự động ghi nhận doanh thu, chi phí, tồn kho… vào đúng các mẫu sổ theo quy định của nhà nước ngay khi phát sinh giao dịch.
• Kết nối trực tiếp cơ quan thuế: Hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử và kê khai thuế ngay trên phần mềm, tiết kiệm thời gian và công sức.
• Quản lý đa kênh, đa nền tảng: Dễ dàng quản lý bán hàng từ cửa hàng, website, Facebook đến các sàn TMĐT như Shopee, Lazada… trên một nền tảng duy nhất.
• Báo cáo trực quan: Cung cấp báo cáo doanh thu, lợi nhuận, tồn kho… theo thời gian thực, giúp bạn ra quyết định kinh doanh chính xác.

Nhằm đồng hành cùng các hộ kinh doanh trong giai đoạn chuyển đổi số, MISA tặng miễn phí phần mềm cho các HKD chuyển khoán sang kê khai.

• MIỄN PHÍ TRỌN ĐỜI phần mềm Bán hàng & Khai thuế cho các Hộ kinh doanh thuộc diện được miễn thuế (doanh thu dưới 500 triệu/năm).
• MIỄN PHÍ 5000 HÓA ĐƠN + 12 THÁNG CHỮ KÝ SỐ + 3 tháng phần mềm Bán hàng & Khai thuế cho các Hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán lên kê khai.

NHẬN PHẦN MỀM MIỄN PHÍ NGAY