Purchase Order (PO) Là Gì? Tham Khảo Mẫu Purchase Order

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Purchase Order (PO) là một cụm từ được nhắc đến khá nhiều, nó được biết đến là một loại văn bản trong mua bán hàng hóa, sản phẩm ở một mức giá nhất định hoặc bị ràng buộc số lượng về mặt pháp lý mà các doanh nghiệp thương mại, sản xuất hoặc cá nhân phải sử dụng đến.

Để tìm hiểu kĩ hơn về Purchase Order và những mẫu Purchase Order, hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé.

1. Purchase Order - PO là gì trong xuất nhập khẩu

Purchase Order (viết tắt là PO) nó được hiểu là đơn đặt hàng, là giấy tờ mà bên người mua sử dụng để gửi đến nhà cung cấp sản phẩm, hàng hóa để ủy quyền cho phép mua, đặt hàng. Đơn đặt hàng là một chứng từ, một thủ tục pháp lý bắt buộc để mua hàng hóa, sản phẩm hoặc dịch vụ.

»»»» Review Khóa Học Xuất Nhập Khẩu Online Ở Đâu Tốt Nhất?

PO là một chứng từ quan trọng để xác nhận việc người bán đã bán hàng hóa, dịch vụ cho người mua, khi có đủ chữ ký từ hai bên, thì nó được tính là một hợp đồng mua bán, bị ràng buộc pháp lý rõ ràng (trong trường hợp chưa có hợp đồng trước đó.)

2. Purchase Order có tác dụng gì?

Tác dụng lớn nhất của PO là được xem như một loại tài liệu dùng để kiểm tra thông tin được đề cập đến theo thời hạn và chất lượng của hàng hóa, dịch vụ khi thực hiện hoạt động mua bán giống như một hợp đồng mua bán bình thường.

Thông thường thì một PO sẽ bao gồm cả số lượng, giá cả (bao gồm giá sỉ, giá gốc,…) điều khoản đóng gói, giao hàng, thanh toán và cả các điều kiện khác nữa.

PO được sử dụng với mục đích tìm kiếm các vật phẩm và dịch vụ để giao dịch hàng ngày thuận tiện hơn. Đối với các công ty tư nhân, PO được sử dụng để tìm kiếm các sản phẩm được sản xuất tại địa phương hoặc yêu cầu khách hàng sử dụng các sản phẩm nhập khẩu.

Bên cạnh đó, khi các giao dịch xuất hiện sự cố hay rủi ro trong quá trình giao dịch, thì PO cũng có mang lại những lợi ích như sau:

• Người bán sẽ được bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong trường hợp người mua từ chối trả tiền hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Quản lý tốt vấn đề chi tiêu
• Người mua có thể truyền đạt mong muốn của mình cho người bán.
• Quá trình mua bán sẽ tuân theo một thứ tự rõ ràng, hợp lý.

3. Nội dung chính của Purchase Order - Đơn đặt hàng

Thường thì trên một Purchase Order sẽ có những nội dung cơ bản đầy đủ như sau:

• Số và ngày (Number and date)
• Thông tin người mua và người bán ( Seller/Buyer: Name, contact, tel/fax)
• Mô tả hàng hóa (Goods description/Commodity/Product)
• Số lượng (Quantity)
• Phẩm cấp, thông số kỹ thuật (Specifications/Quality)
• Đơn giá (Unit price)
• Giá trị đơn hàng (Total amount)
• Điều kiện thanh toán (Payment terms)
• Điều kiện giao hàng (Incoterms)
• Phần trăm, FOC (Special instruction)
• Chữ ký (Signature)

4. Những loại Purchase Order được sử dụng phổ biến

Purchase Order là tài liệu được ứng dụng rất nhiều trong các lĩnh vực khác nhau của hoạt động quản lý bán hàng hiện nay. Tuy nhiên những loại Purchase Order được sử dụng phổ biến nhất hiện nay phải kể tới:

• PO để tìm kiếm nguồn hàng hóa, sản phẩm sử dụng trong đời sống hàng ngày.
• PO để tìm kiếm dịch vụ và các tiện ích cho hoạt động kinh doanh.
• PO để tìm kiếm chính xác nhất nguồn gốc xuất xứ của các sản phẩm đã đưa vào kho.
• PO để tối ưu hóa việc mua hàng của khách hàng

5. Mẫu Purchase Order

Đây là một vài mẫu đơn đặt hàng (PO) cho bạn tham khảo

6. Sự khác nhau giữa Invoices và Purchase Order là gì?

Khái niệm Điểm giống Điểm khác Purchase Order (PO) Được hiểu là đơn đặt hàng - Cả hai đều được coi như một hợp đồng có tính ràng buộc pháp lý- Cả hai đều được người cung cấp và khách hàng thỏa thuận- Trong PO và Invoices đều có thông tin chi tiết về đơn hàng, giá cả, số lượng - Đây là tài liệu được thực hiện từ phía người mua.- Được gửi cho người bán- Trong PO có liệt kê rõ ràng đơn hàng cùng ngày giao cụ thể- PO được tạo ra khi khách hàng đã hoàn tất việc đặt hàng- PO sẽ xác định chi tiết hợp đồng mua và bán Invoices Được hiểu là một tài liệu do đơn vị cùng cấp sản phẩm gửi tới cho người mua. - Invoices là do bên bán cung cấp để yêu cầu khách hàng thanh toán- Được gửi cho người mua- Invoices thể hiện giá, các điều khoản, điều kiện thanh toán, ngày đến hạn phải trả.- Được tạo khi hoàn tất đóng gói gửi cho khách hàng.- Invoices dùng để xác nhận việc bán hàng.

7. Quy trình sử dụng PO và cách quản lý Purchase (PO) hiệu quả

Thông thường quy trình sử dụng Purchase Order sẽ được thực hiện theo trình tự sau:

• Bước thứ nhất: Người mua hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ bất kỳ của doanh nghiệp.
• Bước thứ hai: Người mua hàng xuất PO cho người bán hàng để bắt đầu quá trình mua hàng.
• Bước thứ ba: Bên bán hàng sẽ kiểm tra và xác nhận PO, nếu không thể đáp ứng được yêu cầu thì PO sẽ bị hủy.
• Bước thứ tư: Nếu người bán xác nhận giao dịch, người mua sẽ tiến hành chuẩn bị các đơn hàng dựa trên lượng đơn hàng trên kho hoặc lên lịch sản xuất để đảm bảo cung cấp hàng hóa, dịch vụ đúng với yêu cầu của bên mua.
• Bước thứ năm: Sau khi đã sản xuất đủ hàng, bên bán sẽ ủy thác cho bên vận tải để vận chuyển hàng hóa đến PO.
• Bước thứ sáu: Bên người bán lập hóa đơn đặt hàng, trong đó có sử dụng số PO mà bên mua gửi để đảm bảo tính xác thực cũng như khả năng chéo thông tin giao hàng nhanh nhất.
• Bước thứ bảy: Bên người mua sẽ kiểm tra hàng hóa, nếu đạt chất lượng và số lượng sẽ tiến hành thanh toán theo điều khoản đơn đặt hàng cho bên người bán.

»»»» Review Khóa Học Khai Báo Hải Quan Ở Đâu Tốt Nhất

Muốn quản lý một Purchase Order hiệu quả bạn cần lưu ý những điểm sau:

• Cần quản lý tốt nhà cung cấp mà doanh nghiệp bạn đã từng đặt hàng sao cho hồ sơ của nhà cung cấp đảm bảo rõ ràng, minh bạch, dễ tiếp cận cũng như hợp lý hóa hoạt động mua sắm.
• Phân loại sản phẩm, dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho cũng như phân tách các khoản mua thành nhiều danh mục để hạn chế chi phí liên quan đến ngân sách.
• Bạn cần triển khai một hệ thống để phê duyệt mua hàng nhằm kiểm soát tốt vấn đề chi phí cũng như việc ngăn ngừa quản lý tài chính yếu kém.
• Đề ra những vấn đề cần kiểm tra để đánh giá và kiểm soát, đảm bảo được chất lượng, giúp duy trì dữ liệu chính xác của PO.
• Đảm bảo hồ sơ và tài liệu phục vụ cho quá trình kiểm toán.
• Đảm bảo quy trình hủy hàng cũng được thực hiện rõ ràng.

Trên đây là tất cả các thông tin về Purchase Order mà Xuất nhập khẩu online cung cấp cho bạn.

Hy vọng có thể giúp ích cho học tập và công việc sau này của bạn!

Xem thêm:

• Commercial Invoice- Hóa Đơn Thương Mại Là Gì?
• Sử Dụng Vận Đơn Hàng Không- AWB Trong Thanh Toán Quốc Tế
• Quy Trình Giao Nhận Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu Bằng Đường Biển
• Phương thức thanh toán D/A là gì? Phân biệt phương thức thanh toán D/A và D/P
• Đại lý hải quan là gì? Danh sách đại lý hải quan của Việt Nam