Quy trình Phê duyệt đề nghị mua hàng (Kết nối với AMIS Mua hàng)

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn quy trình phê duyệt Đề nghị mua hàng sau khi tổng hợp các Yêu cầu mua sắm của tất cả các phòng ban để thực hiện mua hàng sử dụng cho đơn vị

Nội dung bao gồm: Các bước thiết kế quy trình và chạy quy trình phê duyệt Đề nghị mua hàng.

2. Hướng dẫn thực hiện

Lưu ý: Để thực hiện thao tác này đơn vị cần sử dụng cả 2 phần mềm AMIS Quy trình và AMIS mua hàng, được kết nối với nhau. Hướng dẫn kết nối Tại đây.

2.1. Thiết kế quy trình

Trước tiên, trên AMIS Quy trình, anh/chị cần thiết kế quy trình “Phê duyệt đề nghị mua hàng” với đầy đủ thông tin các bước thực hiện và biểu mẫu phù hợp với quy định.

Lưu ý: có thể sử dụng mẫu “Quy trình Phê duyệt đơn mua hàng” trong thư viện mẫu, mục Tài chính - Kế toán. Chương trình đã mặc định sẵn các thiết lập cần thiết giúp anh/chị áp dụng nhanh chóng.

Sau khi hoàn tất các thiết lập cần thiết, anh/chị thực hiện thiết lập kết nối quy trình với AMIS Mua sắm như sau:

Sau đó anh/chị thực hiện thiết lập kết nối như sau:

Bước 1: Tại giao diện Thiết kế quy trình Thiết lập nâng caoKết nối ứng dụng khác, vào mục Tạo kết nối chọn ứng dụng AMIS Mua hàng.

Bước 2: Chọn chiều kết nối Mua hàng - Quy trình

• Thiết lập điều kiện khi trên AMIS Mua hàng có phát sinh nghiệp vụ Gửi duyệt Đề nghị mua hàng
• Chọn Hành động trên AMIS Quy trình tự động khởi tạo quy trình “Phê duyệt Đề nghị mua hàng”
• Ghép trường tương ứng giữa AMIS Quy trình và AMIS Mua hàng để tự động trích xuất dữ liệu từ đề xuất trên AMIS Mua hàng vào trường dữ liệu lượt chạy trên AMIS Quy trình:
  • Người dùng nhấn Thêm dòng để ghép thêm các thông tin cần thiết.
  • Khi chọn một trường của yêu cầu mua sắm trên AMIS Mua hàng, chương trình sẽ tự động hiển thị trường dữ liệu tương đương trên biểu mẫu của quy trình, anh/chị chọn để khớp các trường với nhau.
  • Lưu ý: Khi ghép trường Đơn vị CCTC, giá trị của trường này sẽ dùng để lọc bảng mặt hàng theo phân quyền cơ cấu tổ chức khi ghép với Đơn vị đề nghị.

Bước 3: Lưu thiết lập và Phát hành để áp dụng

2.2. Gửi duyệt đề nghị mua hàng

Lưu ý: Người dùng phải được phân quyền chạy quy trình phê duyệt trên AMIS Quy trình. Tại đây

Bước 1: Trên phần mềm Amis Mua hàng, khai báo chứng từ nghiệp vụ phát sinh Đề nghị mua hàng.

Bước 2: Sau đó nhấn Lưu, chọn người duyệt (người thực hiện) rồi bấm Gửi

AMIS mua hàng sẽ tự động gửi các thông tin liên quan sang AMIS quy trình để người dùng thực hiện tiếp bước phê duyệt quy trình tương ứng.

Nhấn tại đây trên thông báo gửi duyệt yêu cầu/đề nghị thành công để xem nhanh chi tiết lượt chạy tương ứng trên AMIS Quy trình.

Tại phần Lịch sử đề nghị, anh/chị có thể nhanh chóng nắm được trạng thái của yêu cầu/đề nghị tương ứng gửi phê duyệt trên AMIS Quy trình đã được duyệt hoặc đã hoàn thành hay chưa.

Lưu ý: Khi khởi chạy quy trình duyệt Đề nghị mua hàng trên AMIS Quy trình nếu thông tin hàng hóa trong yêu cầu gửi duyệt khác so với đề nghị hiện tại, thì sau khi Đề nghị mua hàng được duyệt, trên AMIS Mua hàng sẽ tự động đồng bộ lại thông tin đúng nhất trên Đề nghị mua hàng trên AMIS Mua hàng.